Datenschutzinformation
Mandala Kinderbetreuung gGmbH

bzgl. unserer Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DS­-GVO

1. Einleitung        1 2. Angaben zum Verantwortlichen        1 3. Datenschutzbeauftragter        1 4. Erhebung bzw. Pflicht zur Bereitstellung von Daten        2 5. Verarbeitungen        2 5.1.  Verarbeitung: Website / Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät        3 5.2. Verarbeitung: Formulare        4 5.3. Verarbeitung: Beschäftigte        5 6. Links auf Social Media-Kanäle        6 7. Datenübermittlung an Drittländer oder eine internationale Organisation        6 8. Technische und Organisatorische Maßnahmen        7 9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling        7 10. Rechte der betroffenen Person und Beschwerderecht        7

1. Einleitung

Gemäß den Vorgaben des Art. 13 DSGVO informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer von uns erhobenen, personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen Rechte. Welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten, richtet sich konkret nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen für Sie.

2. Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Mandala Kinderbetreuung gemeinnützige GmbH, Hegelstraße 35, 39104 Magdeburg. Per E-Mail erreichen Sie uns unter info@mandala-md.de, per Telefon unter +49 391 5556066.

3. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen und Anliegen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den nachfolgenden Kontaktinformationen oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift mit dem Zusatz "Datenschutzbeauftragter" zur Verfügung.
Metzeler-DS
Christian Metzeler
Agile Datenschutzberatung
Telefon: +49 391 59776307
E-Mail: cm@metzeler-ds.de

4. Erhebung bzw. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten (pbD) Ihrerseits ist stets freiwillig. Für bestimmte Verarbeitungen ist ihre Angabe jedoch erforderlich, da wir Ihr Anliegen sonst nicht bearbeiten können, bspw. keine Vertragsbeziehung eingehen können.

Ist die Bereitstellung von pbD zwingend erforderlich (bspw. zur Vertrags- oder Auftragsbearbeitung oder zur Bereitstellung bestimmter Funktionen der Webseite), kann folglich kein Widerspruchsrecht geltend gemacht werden.

Sofern möglich, zum Beispiel in Kontakt- oder Vertragsformularen, setzen wir optionale Felder und Pflichtfelder ein. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet. Daten aus Pflichtfeldern enthalten Angaben, die wir zwingend zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.

5. Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Rechtsgrundlagen für Verarbeitungen sind auf den jeweiligen Zweck hin abgestellt und daher unterschiedlich. Dazu führen wir Verarbeitungen in den nachfolgenden Unterpunkten.

Die folgenden, allgemeinen Festlegungen gelten stets unabhängig bzw. ergänzend zu den in den einzelnen Verarbeitungen angegebenen Regelungen:

  • Wir geben Ihre pbD innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
  • Eine Weitergabe von pbD außerhalb des Unternehmens erfolgt, wenn wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheid dazu verpflichtet sind. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung bzw. aufgrund eines eindeutigen, berechtigten Interesses unsererseits, insb. im Rahmen von Auftragsverarbeitungen durch unsere Dienstleister.
  • Wir löschen Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Die Speicherung von pbD über die genannten Fristen hinaus kann erfolgen, wenn wir durch Vertragserfüllung, gesetzlich oder durch Gerichtsentscheid dazu berechtigt oder verpflichtet sind.
  • Die Löschung Ihrer pbD erfolgt, wenn sie für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, eine gegebene Einwilligung widerrufen wird oder sonstige Erlaubnisse entfallen. Sind Daten noch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, löschen wir diese, sobald das nicht mehr der Fall ist. Speichern wir pbD wegen gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen, löschen wir die Daten nach deren Fristablauf. Wir prüfen das Erreichen von Aufbewahrungsfristen grundsätzlich einmal jährlich.

5.1.         Verarbeitung: Website / Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät

5.1.1 Inhalt der Verarbeitung

Unsere Website basiert auf selbsterstelltem Code ohne CMS. Zur Auslieferung der Webseiten wird Ihr lokalen Speicher (local storage) in Anspruch genommen, um dort Dateien zu speichern, die für einen technisch einwandfreien Betrieb der Webseite notwendig sind. Für die Online-Vereinbarung von Terminen verwenden wir den Dienst Calendly, den Sie vor Nutzung aktivieren und dem Setzen von Cookies zustimmen müssen.

Bis auf die explizite Kommunikation mit Ihnen auf Ihren Wunsch hin (siehe nachfolgend) werden keine Daten mit dem Zweck verarbeitet oder gespeichert, um Personen zu identifizieren. Eine Auswertung der Daten zur Erstellung von personenbezogenen Nutzungsprofilen findet nicht statt.

5.1.2         Kategorien von Betroffenen

Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:

  • Alle Besucher unserer Website(s)

5.1.3         Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Es werden die folgenden pbD gespeichert:

  • Telemetriedaten: dazu gehören IP-Adresse, Browsertyp/-version, Betriebssystem, Cookie Laufzeit, Cookie Version, Domain und Pfad der WordPress Website, Einwilligungen, UID

5.1.4         Empfänger der Daten

Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:

  • Die für den Betrieb der Website zuständige Abteilung bei uns.
  • Der für das Hosting der Website eingesetzte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO..

5.1.5         Rechtsgrundlage und Zweck

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, hier unser berechtigtes Interesse an einer technisch und gestalterisch sauberen Auslieferung unserer Website sowie einer anonymen statistischen Auswertung. Wir speichern dazu Daten auf Ihrem Endgerät nach §25 Absatz 2 Satz 2 TTDSG. Diese Daten werden zu keinen anderen Zwecken genutzt.

5.1.6         Dauer der Speicherung

Die Speicherdauer von Telemetriedaten, Cookies und lokal abgelegten Daten ist meist ein Jahr oder bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. die Daten in Ihrem Browser selbst löschen.

5.2. Verarbeitung: Formulare

5.2.1 Inhalt der Verarbeitung

Wir bieten Ihnen mit einem Kontaktformular die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme an.

5.2.2        Kategorien von Betroffenen

Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:

  • Nutzer des Kontaktformulars.

5.2.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Es werden die folgenden pbD gespeichert:

  • Kontaktinformationen: dazu gehören Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachricht

5.2.4 Empfänger der Daten

Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:

  • Die Geschäftsführung und Verwaltung

5.2.5 Rechtsgrundlage und Zweck

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Ihre Einwilligung. Diese ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

5.2.6 Dauer der Speicherung

Die Speicherdauer von Formulardaten richtet sich nach ihrem Zweck, d.h. bis dieser erfüllt ist oder Sie uns zur Löschung auffordern. Wir löschen Daten, wenn sich der Kontakt erledigt hat.

5.3. Verarbeitung: Beschäftigte

5.3.1 Inhalt der Verarbeitung

Wir verarbeiten solche Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dies sind Personenstandsdaten, Kontaktdaten, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Gehaltsdaten, Sozialversicherungsbeiträge und ähnliche, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln oder die zu dessen Durchführung ermittelt und berechnet werden. Wir können im Bedarfsfall weitere personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. In solchen Fällen erhalten Sie anlassbezogen weitere Datenschutzinformationen.

5.3.2        Kategorien von Betroffenen

Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:

  • Beschäftigte, dies umfasst Beschäftigte in Voll- und Teilzeit, Auszubildende, Praktikanten, Bundesfreiwillige, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter.

5.3.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Es werden die folgenden pbD gespeichert, sofern vorhanden und anwendbar:

  • Basisdaten: Nachname, Vorname, frühere Nachnamen, Titel, akademischer Grad        
  • Kommunikationsdaten: Telefon Festnetz, Telefon Mobil, E-Mail, Internetadresse
  • Personalstammdaten        Personalnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Ehestand, Kinder, Staatsbürgerschaft, Bankverbindung, Betriebszugehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Krankenkassenzugehörigkeit, Krankmeldungen, Befristungsdaten, Kündigungsfrist, Bezeichnung der Tätigkeit,
  • Personaldaten erweitert: Zeichnungsberechtigungen, Lichtbild, Arbeitszeiterfassung, Daten zur Urlaubsverwaltung, Religion, Kuraufenthalte, Mutterschutz, Abwesenheiten, Dienstreisedaten, Grad der Behinderung, Grundlagen der Entgeltberechnung, Brutto- und Nettoentgelt, Sozialversicherungsabgaben, Aufwandsentschädigungen, Tagegelder, Finanzamt, Daten zur Verwendung von Dienstfahrzeugen, besondere Qualifikationen, Nebenbeschäftigungen und ggf. weitere, ähnliche Informationen.

5.3.4 Empfänger der Daten

Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:

  • Die Geschäftsführung und Verwaltung
  • Im Fall eines Stellen- und/oder Aufgabenwechsels, die jeweilige Fachbereichsleitung (eingeschränkt)
  • Sozialversicherungsträger, Steuerberatung / Lohnabrechnung, Finanzverwaltung

5.3.5 Rechtsgrundlage und Zweck

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) (Gesetzliche Verpflichtung).

5.3.6 Dauer der Speicherung

Die Speicherdauer von Personaldaten beträgt so lange das Beschäftigungsverhältnis dauert und darüber hinaus 4 Jahre, sofern keine gesetzlichen Anforderungen oder Rechtsstreitigkeiten einer Löschung entgegenstehen.

5.4. Verarbeitung: Bewerber

5.4.1 Inhalt der Verarbeitung

Wir verarbeiten solche Daten, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dies sind die nachfolgenden Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelt haben.

5.4.2        Kategorien von Betroffenen

Von der Verarbeitung sind folgende Personengruppen betroffen:

  • Bewerber

5.4.3 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Es werden die folgenden pbD gespeichert, sofern vorhanden und anwendbar:

  • Kommunikationsdaten: Telefonnummer
  • Ausbildungsdaten: Berufserfahrung, Bildungsabschlüsse, Zeugnisse, Qualifikationen, Sprachkompetenzen, Hobbies, Stärken, Kommentar

5.4.4 Empfänger der Daten

Die folgenden Stellen sind Empfänger der verarbeiteten Daten:

  • Die Geschäftsführung und Verwaltung

5.4.5 Rechtsgrundlage und Zweck

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Vertragserfüllung).

5.4.6 Dauer der Speicherung

Die Speicherdauer von Bewerberdaten beträgt 6 Monate, sofern die Bewerbung zu keinem Anstellungsverhältnis geführt hat und sofern keine gesetzlichen Anforderungen oder Rechtsstreitigkeiten einer Löschung entgegenstehen.

6. Links auf Social Media-Kanäle

Wir haben auf unserer Website Links zu unseren Profilen auf den folgenden Social Media-Kanälen gesetzt und verlinken deren Datenschutzinformationen hier. Die Nutzung dieser Dienste durch Sie ist freiwillig. Dort erhobene Daten werden durch uns nicht verwendet.

7. Datenübermittlung an Drittländer oder eine internationale Organisation

Wir sind bestrebt, alle Verarbeitungen in der Europäischen Union (EU) oder Staaten mit Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) durchzuführen. Es können von uns jedoch teilweise, z.B. im Rahmen der Beauftragung externer Dienstleister, pbD auch an Dienstleister in Drittländern übermittelt werden.

Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse verarbeiten wir pbD durch Einsatz von Dienstleistern in einem Drittland nur, wenn die besonderen Voraussetzungen des Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, d.h., dass diese Dienstleister an dasselbe Datenschutzniveau gebunden sind wie wir. Die Daten werden dann auf der Grundlage geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO), verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Art. 47 DSGVO), besonderen Garantien oder Ihrer Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 Buchst. a) verarbeitet.

Sollten wir im Rahmen unserer unternehmerischen Weiterentwicklung solche Dienste in Anspruch nehmen, werden wir Sie in dieser DSI darüber informieren und das bei der jeweiligen Verarbeitung angeben.

Zusammengefasst führen wir die folgenden Übermittlungen in Drittländer durch:

  • USA im Rahmen der Nutzung von Vercel als Hostingdienstleister unserer Website (eigene DSI, siehe dort).

8. Technische und Organisatorische Maßnahmen

Wir haben Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs) getroffen, um die Sicherheit der Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

  • SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung: Diese Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dadurch können Daten, die wir einander übermitteln, von Dritten nicht mitgelesen werden.
  • Weitere Maßnahmen: siehe unsere TOMs.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Profiling (Art. 4 Abs. 4 DSGVO) beschreibt eine Art der automatisierten Verarbeitung von pbD, die darin besteht, bestimmte persönliche Aspekte wie Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit oder persönliche Vorlieben von Menschen zu bewerten, zu analysieren oder vorherzusagen. Wir setzen keine automatischen Entscheidungsfindungen und Profiling ein.

10. Rechte der betroffenen Person und Beschwerderecht

Als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person haben Sie folgende Rechte, die sich aus den Artikeln 7 sowie 15 bis 22 DSGVO ergeben. Ihnen stehen zu:

  • Nach Art. 7 DSGVO, ein Recht auf Widerruf der Verarbeitung, sofern diese auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6. Absatz 1 Satz 1 Buchst. a) DSGVO erfolgt. Der Widerruf ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst per E-Mail an die oben angegebene Adresse. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für verschiedene Zeiträume aufbewahren müssen, bspw. für Aufbewahrungspflichten.
  • Nach Art. 15 DSGVO, ein Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
  • Nach Art. 16 DSGVO, ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten
  • Nach Art. 17 DSGVO, ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
  • Nach Art. 18 DSGVO, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Nach Art. 19 DSGVO, das Recht auf Mitteilung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir unterrichten Sie als betroffene Person, wenn Sie es verlangen.
  • Nach Art. 20 DSGVO, ein Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn wir Ihre Daten zu einem anderen Verantwortlichen übermitteln sollen und dies technisch machbar ist.
  • Nach Art. 21 DSGVO, ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen im öffentlichen oder berechtigten Interesse, d.h. auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) oder f) DSGVO. Wir werden Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, wenn wir keine zwingenden, schutzwürdigen Gründe nachweisen können. Im Falle von Direktwerbung oder Profiling müssen Sie Ihren Widerspruch nicht begründen (Art. 21 Absatz 2 DSGVO), ansonsten ist eine Begründung, die sich aus Ihrer Person ergibt, notwendig.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unser Unternehmen ist der Landesbeauftragte für Datenschutz Sachsen-Anhalt (https://datenschutz.sachsen-anhalt.de/) zuständig.

Stand: September 2023